Wat kan je met de SOM-COM module

Analyses

Alles in SOM-COM draait om een analyse (de belangenmatrix). Een analyse hoort altijd bij één project. Je kunt meerdere analyses onder hetzelfde project maken, bijvoorbeeld per fase of per deelgebied. De wegingen die je invult (belang, spanning, prioriteit, invloed, vertrouwen) horen bij die ene analyse. Dezelfde stakeholder kan dus in twee analyses een andere score hebben.

Bij het aanmaken van een analyse stel je in:

• Project — je kunt alleen kiezen uit projecten waarvoor SOM-COM aanstaat;
• Naam — verplicht. Bijvoorbeeld: Belangenmatrix fase 1;
• Thema's — de groepen waarin je je issues straks indeelt. Standaard staan Verkeer, Natuur, Leefbaarheid en Bereikbaarheid voorgesteld. Je kunt namen wijzigen, verwijderen en toevoegen;
• Fasen — de projectfasen waarin je issues spelen. Standaard: Initiatief, Ontwerp, Bestuurlijke besluitvorming, Aanbesteding en Uitvoering.

Let op: Thema's en fasen horen bij het project, niet bij de analyse. Maak je een tweede analyse onder hetzelfde project, dan zie je de bestaande thema's en fasen al staan. Namen die al bestaan worden niet nog een keer aangemaakt en bestaande thema's of fasen worden nooit hernoemd of verwijderd vanuit dit scherm.

Als je een analyse aanmaakt, worden alle stakeholders en alle issues van het project automatisch overgenomen in de matrix. De wegingen zelf beginnen leeg. In het overzicht op /somcom zie je per analyse de naam, het project en het aantal stakeholders en issues.

Issues

Een issue is een onderwerp waarover belangen spelen: een knelpunt, een wens of een vraagstuk in het project. Issues vormen de kolommen van de matrix. Ze horen bij het project, dus je vindt ze terug in elke analyse van dat project.

Per issue leg je vast:

• Naam — verplicht. Bijvoorbeeld: Geluidsoverlast tijdens de uitvoering;
• Omschrijving — vrije tekst;
• Status — Open, Niet gevalideerd, Gevalideerd, Opgelost of Niet (meer) van toepassing;
• Deadline — optioneel. Je kunt geen datum in het verleden kiezen. Een verstreken deadline wordt in de lijst rood gemarkeerd;
• Fase — één fase uit de lijst van het project, of geen;
• Thema — één thema uit de lijst van het project, of geen;
• Locatie op de kaart — teken een gebied in. Tijdens het tekenen kies je ook de kleur waarmee het gebied op de kaart wordt getoond;
• Stakeholders — de stakeholders die bij dit issue horen.

De prioriteit van een issue vul je niet hier in, maar in de stap Prioriteiten van de matrix (zie hieronder).

Lijst en kaart

In de stap Issues schakel je met de knop rechtsboven tussen een lijst en een kaart. De lijst toont Naam, Locatie, Fase, Thema, Prioriteit, Deadline en Status, met 15 issues per pagina. Je kunt zoeken op naam en omschrijving, en filteren op fase, thema, prioriteit en status. Elke kolom is ook sorteerbaar.

De kaart toont alleen issues waarvan je een gebied hebt ingetekend. Klik op een gebied om het issue te openen. Heeft nog geen enkel issue een locatie, dan zie je een lege kaart met de melding dat je eerst een gebied moet intekenen.

Stakeholders koppelen aan een issue

Onderaan het issueformulier koppel je stakeholders. Naast de stakeholders die je zelf kiest, doet de app een suggestie: stakeholders die in de matrix al een waarde hebben op dit issue worden als impliciet gekoppeld getoond. Met 'Koppelen' maak je daar een echte koppeling van. Die koppeling wordt meteen opgeslagen, dus je hoeft daarna niet nog op Opslaan te drukken. Staat een stakeholder nog niet in het project? Dan kun je hem direct vanuit dit scherm aanmaken.

Handig om te weten: koppel je een stakeholder aan een issue, dan wordt die stakeholder ook meteen als rij aan de analyse toegevoegd. Zo verschijnt hij in de matrix, ook als hij er bij het aanmaken van de analyse nog niet was.

Stakeholders

SOM-COM gebruikt de stakeholders uit de stakeholdermodule van PCA. Je maakt ze dus niet apart aan; ze komen uit het project. Klik je in de matrix op de naam van een stakeholder, dan opent zijn stakeholderpagina in een nieuw tabblad.

Via de knop 'Stakeholders' in de stap Issues open je een apart overzicht van de stakeholders in deze analyse. Daar zie je per stakeholder de naam, het type (Persoon, Organisatie of Familie), de prioriteit, het vertrouwen, de invloed en de groep. Je kunt zoeken, filteren op elk van die kolommen en sorteren. De lijst toont 15 stakeholders per pagina.

In dit overzicht kun je ook:

• de groep van een stakeholder direct wijzigen via het gekleurde label in de kolom Groep;
• meerdere stakeholders aanvinken en ze in één keer aan een groep toevoegen;
• met 'Beheer groepen' stakeholdergroepen toevoegen, hernoemen, een kleur geven of verwijderen.

Groepen, thema's en fasen

Er zijn drie soorten groepen, allemaal op projectniveau:

• Stakeholdergroepen — bundelen rijen in de matrix, bijvoorbeeld Bewoners, Ondernemers of Overheden. In de matrix worden ze als gekleurde balken getoond die je kunt in- en uitklappen. Een stakeholder zit in één groep;
• Thema's — bundelen kolommen (issues). In de matrix staan ze als gekleurde kopregel boven de bij elkaar horende issues. Ook die kun je inklappen, zodat je alleen de thema's ziet die je nodig hebt. Issues zonder thema staan samen onder 'Geen thema';
• Fasen — bundelen issues per projectfase. Je gebruikt ze vooral om te filteren; ze vormen geen kopregel in de matrix.

De matrix

De matrix is de kern van de module. De rijen zijn stakeholders, de kolommen zijn issues. Elk vakje (cel) is de kruising van één stakeholder en één issue.

Per cel leg je vast:

• Belang niveau — hoe groot is het belang van deze stakeholder bij dit issue (schaal 1 t/m 5);
• Standpunt van stakeholder — wat zegt de stakeholder, wat wil of eist hij;
• Onderliggend belang — waarom is dit belangrijk voor hem, wat zit eronder;
• Spanning niveau — hoeveel spanning zit er op dit punt (schaal 1 t/m 5);
• Toelichting — waarom is er spanning, of waarom kies je dit niveau.

Klik je op een cel, dan schuift rechts een paneel open waarin je deze velden invult. Klik je op een cijfer in een schaal, dan wordt dat direct opgeslagen. Tekstvelden worden opgeslagen zodra je het veld verlaat of het paneel sluit, dus je raakt niets kwijt als je op het kruisje klikt of op Escape drukt.

Hoe je de cellen leest

• De vulkleur van de cel is het belang. Het cijfer staat in het midden;
• De gekleurde boog tegen de rechterrand is de spanning, met een klein cijfer erin;
• Een lege, witte cel betekent dat je hier nog niets hebt ingevuld;
• Ga je met je muis over een cel, dan zie je de labels en de toelichting als tekstballon.

In de stap Belangen zie je alleen de belangkleur. Vanaf de stap Spanning zie je belang én spanning samen.

Werken in de matrix

• Meerdere cellen tegelijk — sleep een rechthoek over de cellen of klik ze aan met Shift/Cmd. Onderin verschijnt een balk waarmee je in één keer een belang- of spanningswaarde op alle geselecteerde cellen zet. De selectie blijft staan na het invullen, zodat je eerst belang en daarna spanning kunt zetten. Met Escape of 'Wissen' laat je de selectie los;
• Beschrijvingen in tabel — met deze schakelaar worden de rijen hoger en zie je de tekst rechtstreeks in de cellen, in plaats van alleen de cijfers. In de stap Spanning is dat de toelichting bij de spanning; in de andere stappen het onderliggende belang;
• Trechtertje — klik op het trechtertje in een kolomkop om alleen de stakeholders te zien die op dat issue een waarde hebben. Klik op het trechtertje in een rij om alleen de issues te zien waarop die stakeholder een waarde heeft. Er kan er maar één tegelijk aanstaan;
• In- en uitklappen — klik op een themakop of op een groepsbalk om die kolommen of rijen samen te vouwen;
• Zoomen — linksboven in de tabel zoom je tussen 50% en 200%, zodat je ook een brede matrix in beeld krijgt;
• Volledig scherm — met deze knop vult de matrix je hele scherm. Met Escape of 'Sluiten' ga je terug.

De schalen

Elke weging heeft een eigen schaal van vijf punten, met een eigen kleurenreeks. De schalen worden automatisch voor je organisatie klaargezet. In de matrix zie je alleen het cijfer en de kleur; het label ('Hoog', 'Zeer laag') verschijnt als tekstballon zodra je met je muis over een cel of een chip gaat, en staat voluit in de keuzelijsten en in het zijpaneel.

Let op: de prioriteitsschaal loopt precies andersom dan de andere schalen. Bij prioriteit is 1 het meest urgent; bij belang, spanning, invloed en vertrouwen is 5 juist het hoogst. De kleuren volgen die richting, zodat de donkerste kleur altijd 'het zwaarst' betekent.

2.6 De zeven stappen

Boven de matrix staat een balk met zeven stappen. Je kunt vrij tussen de stappen wisselen; de volgorde is een hulpmiddel, geen verplichting. De gekozen stap staat in het webadres, dus je kunt een link delen die op dezelfde stap opent.

Issues

Hier beheer je de issues van het project: de lijst of de kaart, nieuwe issues aanmaken en het aparte stakeholdersoverzicht openen.

Belangen

Hier vul je per cel het belang in, plus het standpunt en het onderliggende belang. De cellen tonen alleen de belangkleur. Selecteer je meerdere cellen, dan kun je alleen een belangwaarde in één keer zetten.

Spanning

Hier vul je de spanning in, met een toelichting. In het zijpaneel staat spanning bovenaan; het belangblok staat eronder en kun je uitklappen als je het erbij wilt zien. Bij een selectie van meerdere cellen kun je in deze stap alleen een spanningswaarde zetten.

Prioriteiten

In deze stap komt er een kolom Prio bij achter de stakeholdernaam, en een rij Prioriteit onder de issuenamen. Beide zijn direct aanklikbaar: kies een waarde uit de prioriteitsschaal of kies 'Geen prioriteit'. Zo bepaal je welke stakeholders en welke issues als eerste aandacht vragen. Je stelt de prioriteit zelf in; de app rekent hem niet automatisch uit.

Verdieping

Hier weeg je per stakeholder de invloed en het vertrouwen. Beide krijgen een eigen kolom met een schaalwaarde, en bij elke waarde kun je een korte toelichting schrijven. In deze stap verschijnt ook de kolom Benadering. Daarnaast kun je hier rijen aanvinken om een gezamenlijke benadering voor meerdere stakeholders te maken.

Strategie

Hier leg je vast wát je gaat doen. Per stakeholder open je de Benadering, per issue de Aanpak (de rij 'Aanpak' onder de issuenamen). Met de pijltjes naast 'Benadering' en 'Aanpak' klap je extra, alleen-lezen kolommen en rijen uit met de ingevulde strategie, toelichting, redeneerlijn en taken. Je kunt hier zowel rijen als kolommen aanvinken om een gezamenlijke benadering of aanpak te maken.

Taken & Aanpak/benadering Rapportage

De laatste stap verzamelt alles wat je hebt vastgelegd in drie tabbladen.

Benadering en aanpak

Een benadering hoort bij een of meer stakeholders. Een aanpak hoort bij een of meer issues. Beide open je in een zijpaneel en beide werken hetzelfde: je vult velden in, koppelt leden en voegt taken toe.

Bij een benadering (stakeholder) vul je in:

• Naam — maximaal 255 tekens. Open je de benadering vanuit één stakeholder, dan wordt zijn naam alvast ingevuld;
• Stakeholders — minimaal één;
• Benaderingsstrategie — Conflict oplossen, Vertrouwen bouwen, Belangen bij elkaar brengen of Positieve geluiden zoeken;
• Participatiestrategie — Informeren, Reactief informeren, Raadplegen, Adviseren, Coproduceren of Meebeslissen;
• Toelichting — vrije tekst.

Bij een aanpak (issue) vul je in:

• Naam — maximaal 255 tekens;
• Issues — minimaal één;
• Aanpak — wat ga je met dit issue doen;
• Redeneerlijn — waarom kies je die aanpak.

Onderaan het paneel staan de taken. Typ een titel (maximaal 255 tekens), kies eventueel een geplande datum en klik op het vinkje. Een datum in het verleden wordt geweigerd. Taken vink je af met het selectievakje; een afgeronde taak krijgt een streep erdoor. Een open taak waarvan de datum verstreken is, wordt rood getoond.

Handig om te weten: sluit je het paneel terwijl je iets hebt gewijzigd, dan wordt dat automatisch opgeslagen. Open je het paneel en verander je niets, dan wordt er ook niets aangemaakt. Verwijder je alle gekoppelde stakeholders of issues, dan kun je niet opslaan: zonder koppeling is een benadering of aanpak later niet meer terug te vinden.

Gezamenlijke benadering of aanpak

In de stappen Verdieping en Strategie vink je meerdere stakeholders aan en klik je onderin op 'Gezamenlijke benadering'. In Strategie kun je hetzelfde doen met issues via 'Gezamenlijke aanpak'. Je maakt dan één benadering of aanpak die aan al die stakeholders of issues gekoppeld is.

Taken & Aanpak/benadering Rapportage

De laatste stap heeft drie tabbladen:

• Issue aanpakken — een tabel met alle aanpakken: naam, gekoppelde issues, aanpak, redeneerlijn, prioriteit en het aantal taken. Klik op een regel om de aanpak te openen;
• Stakeholder benaderingen — een tabel met alle benaderingen: naam, gekoppelde stakeholders, benaderingsstrategie, participatiestrategie, toelichting, prioriteit en het aantal taken;
• Taken — alle taken uit benaderingen én aanpakken bij elkaar. Je ziet status, titel, bron (Issue of Stakeholder, met de naam erbij) en de geplande datum. Je kunt zoeken, filteren op status en op bron, en sorteren. Je kunt taken hier ook direct afvinken.

Filters

In de stappen met de matrix zet je de filterbalk aan met de knop 'Toon filter'. Je filtert op:

• Zoeken — op stakeholders of issues;
• Groepen & thema's — stakeholdergroepen (rijen) en thema's (kolommen);
• Fase — toont alleen de issues in de gekozen fasen;
• Belang en Spanning — toont alleen stakeholders met minstens één cel in die waarden;
• Stakeholder prio en Issue prio;
• Invloed en Vertrouwen — alleen zichtbaar in de stappen Verdieping en Strategie.

De schaalfilters zijn gekleurde balkjes met de cijfers 1 tot en met 5. Vooraan staat een balkje met het teken ∅: daarmee selecteer je juist de cellen of stakeholders zonder waarde. Je kunt meerdere waarden tegelijk aanklikken; niet-gekozen balkjes worden grijs.

Met 'Filters wissen' zet je alles terug. Je filters staan in het webadres, dus je kunt een gefilterde weergave als link delen en je raakt ze niet kwijt als je de pagina ververst.

Let op: het zoekveld werkt op twee manieren. Levert je zoekterm een of meer issuenamen op, dan worden de kolommen gefilterd. Levert de zoekterm geen issuenaam op, dan wordt er gezocht in de stakeholdernamen en worden de rijen gefilterd.

Samenhang met andere onderdelen

• Stakeholders — SOM-COM gebruikt de stakeholders van het project. Op de detailpagina van een stakeholder staat in het logboek een extra tabblad Issues. Daar zie je de issues waaraan die stakeholder gekoppeld is of waarop hij in de matrix een waarde heeft, per project. Klik je op een regel, dan open je dat issue;
• Taken — de taken die je bij een benadering of aanpak maakt, zijn gewone PCA-taken. Ze krijgen de status Open of Afgerond;
• Kaart — issues met een ingetekend gebied worden op de issuekaart getoond, met dezelfde kleur die je bij het tekenen koos.