Het startgesprek

Wat is het startgesprek?

Het startgesprek (ook wel PSU of Project Start-Up genoemd) is het gezamenlijke startmoment binnen een Better Performance project. Tijdens dit gesprek spreken alle betrokkenen af hoe het project wordt aangepakt:
– wie de metingen invult
– hoe vaak en waar gesprekken plaatsvinden
– en wanneer metingen worden ingevuld.

Deze aanpak zorgt voor een helder vertrekpunt, bevordert de communicatie en legt een gedeelde basis voor samenwerking, kwaliteitsborging en aantoonbare verbeteringen.

Vastleggen van het startgesprek in de tijdlijn

Na het aanmaken van een Better Performance project zie je op de tijdlijn de vraag of je het startgesprek wilt vastleggen.
Kies je voor "Ja, vastleggen", dan wordt een formulier toegevoegd waarin je alle afspraken kunt invullen.
Je kunt deze keuze later nog aanpassen zolang het formulier nog niet is ingevuld. Gebruik hiervoor het ‘keuze herzien’-icoon.

Wat leg je vast?

In het formulier zie je alle vragen uit de latere metingen. Daarnaast bevat het formulier:

• alle vragen uit de tussentijdse- en eindmeting (voor opdrachtgever en opdrachtnemer)
• een veld voor algemene afspraken zoals overlegfrequentie, projectleden en locatie
• per vraag een veld om afspraken vast te leggen (zoals interpretatie of bijzonderheden)

Je vult alleen afspraken in voor de meting die jij zelf gaat invullen, maar je kunt wel zien voor welke vragen de andere partij iets heeft vastgelegd. Wil je geen afspraken vastleggen dan kan dit natuurlijk ook, in dat geval laat je het tekstveld leeg. 

Het formulier stel je vervolgens vast. 

Nadat beide partijen het formulier hebben vastgesteld moet je hier net als in een normale Better Performance meting beiden mee akkoord gaan. Ben je niet akkoord met wat er is vastgelegd door de andere partij? Dan klik je op 'niet akkoord' en wordt het formulier opnieuw geopend voor de andere partij. Deze kan daarna de aanpassingen doorvoeren om daarna opnieuw vast te stellen zodat je deze weer kan accorderen.

Na het akkoord

Nadat beide partijen akkoord zijn gegaan kun je van start met het invullen van de eerste tussentijdse meting. Je hebt nu een goede basis gelegd voor volgende tussentijdse gesprekken. De afspraken die je in het startgesprek hebt ingevuld worden weergegeven tijdens het invullen van de volgende tussentijdse en eindmetingen totdat je deze afspraken wijzigt. Dit werkt echter niet met terugwerkende kracht. 

Gemaakte afspraken inzien tijdens het invullen

Tijdens het invullen van de volgende meting kun je onder het afspraken icoontje de afspraken en opmerkingen terugvinden die je bij het startgesprek hebt ingevuld. Zijn er een startgesprek en/of meerdere tussentijdse metingen geweest? Dan zie je hier de afspraken van al deze metingen onder elkaar staan. 

Afspraken aanpassen tijdens het project

Tijdens het evalueren van een tussentijdse- of eindmeting kun je de afspraken die je in het startgesprek of een eerdere tussentijdse meting hebt vastgelegd inzien en aanpassen. De opmerkingen uit de vorige meting staan onderaan de vraag weergegeven, door op de knop 'Afspraak aanpassen' te klikken kun je de afspraak bewerken of aanvullen. 
 

Belangrijk: wijzigingen gelden alleen voor de huidige meting en overschrijven niet de eerdere afspraken. Zo blijft de ontwikkeling van afspraken transparant en wordt er geen informatie overschreven.

Voorbeeld

Startgesprek – Vraag Planning
Tijdens het PSU gesprek leggen we bij vraag 1 van categorie Planning vast dat we 'tijdig' interpreteren als iedere vrijdag voor 09:00 zodat hierover geen miscommunicatie ontstaat. Daarnaast, als 09:00 niet altijd haalbaar is dat we dit tijdig communiceren naar de andere partij en het uiterlijk vrijdag 15:00 wordt. 

Tussentijdse meting
Tijdens het invullen van de tussentijdse meting merken we dat de planning niet altijd direct wordt aangeleverd bij de persoon voor wie deze bestemd is maar dat deze op een bureau of in een verkeerde mailbox beland. Daarom voegen we bij de tussentijdse meting toe dat deze bij de projectleider (J.Waal) aangeleverd moet worden zodat deze ook tijdig ontvangen wordt door de opdrachtgever. 

Eindmeting
Tijdens het invullen van de eindmeting kunnen de afspraken van het startgesprek én de tussentijdse meting ingezien worden (We interpreteren 'tijdig' als - voor 09:00 iedere vrijdag. Indien er afgeweken wordt van de afspraak, dit tijdig communiceren naar de andere partij en de planning uiterlijk vrijdag 15:00 aanleveren - toevoeging tussentijdse meting: Aanleveren altijd bij J. Waal via de mail) en wordt het antwoord op basis van deze laatste afspraak ingevuld. 

Resultaat

De vraag in het startgesprek blijft ongewijzigd zodat het zichtbaar is hoe de afspraken tijdens het project zijn gewijzigd. Iedere nieuwe meting die ingevuld wordt is een moment om nieuwe afspraken met elkaar te maken om zo samen tot een beter resultaat en een betere samenwerking te komen. Alle recente afspraken worden weergegeven in nieuwe metingen en de meest recent vastgelegde afspraak wordt getoond in het resultaatscherm van je laatst vastgestelde formulier zodat je deze kan herzien.