Hoe pas je SOM-COM toe in je project

Stap 1. Zet SOM-COM aan voor je project
SOM-COM moet per project worden ingeschakeld en voor je organisatie zijn vrijgegeven. Staat het menu-item 'SOM-COM' niet onder 'Strategisch' in het linkermenu, of staat je project niet in de keuzelijst bij het aanmaken van een analyse, neem dan contact op met Qfact. Zie ook sectie 4.

Stap 2. Zorg dat je stakeholders in het project staan
De matrix vult zich met de stakeholders die op dat moment aan het project gekoppeld zijn. Voeg dus eerst je stakeholders toe via de stakeholdermodule. Voeg je later nog stakeholders toe, dan is dat geen probleem — zie stap 5 en de FAQ.

Stap 3. Maak een analyse aan
Ga in het linkermenu naar 'SOM-COM' en klik rechtsboven op de knop om een 'SOM-COM analyse' aan te maken. Kies je project, geef de analyse een naam en pas eventueel de thema's en fasen aan. Na het opslaan opent de analyse meteen.

Stap 4. Voeg je issues toe
Je start in de stap Issues. Klik op 'Nieuw issue' en vul in elk geval een naam in. Kies daarna de status, eventueel een deadline, een fase en een thema, en teken het gebied op de kaart als het issue een duidelijke locatie heeft. Herhaal dit voor al je issues.

Stap 5. Koppel stakeholders aan je issues
Koppel onderaan het issueformulier de stakeholders die bij dat issue horen. Deze stakeholders verschijnen daarmee ook als rij in de matrix. Je kunt vanuit dit scherm ook een nieuwe stakeholder aanmaken.

Stap 6. Weeg de belangen
Ga naar de stap Belangen. Klik op een cel en vul het belangniveau, het standpunt van de stakeholder en het onderliggende belang in. Heb je veel cellen met dezelfde waarde, sleep dan een rechthoek over die cellen en zet de waarde in één keer.

Stap 7. Breng de spanning in beeld
Ga naar de stap Spanning en geef per cel aan hoeveel spanning er zit, met een korte toelichting. Cellen zonder spanningswaarde lees je als 'geen spanning'.

Stap 8. Bepaal je prioriteiten
Ga naar de stap Prioriteiten en zet per stakeholder (kolom Prio) en per issue (rij Prioriteit) een prioriteit. Denk eraan: 1 is Kritiek en 5 is Zeer laag.

Stap 9. Verdiep de analyse
Ga naar de stap Verdieping en vul per stakeholder de invloed en het vertrouwen in, met een korte toelichting. Samen met het belang en de spanning heb je hiermee het beeld compleet.

Stap 10. Leg je strategie vast
Ga naar de stap Strategie. Open per stakeholder de benadering en kies een benaderingsstrategie, een participatiestrategie en een toelichting. Open per issue de aanpak en beschrijf de aanpak en de redeneerlijn. Voeg meteen de taken toe die eruit volgen. Stakeholders of issues die dezelfde behandeling krijgen, vink je aan en geef je in één keer een gezamenlijke benadering of aanpak.

Stap 11. Voer uit en houd het bij
Ga naar Taken & Rapportage om te zien wat er openstaat. Vink taken af zodra ze klaar zijn. Gebruik de andere PCA-modules om de communicatie daadwerkelijk uit te voeren: een update of een brief naar bewoners, of een participatietraject voor een onderwerp waarop je de omgeving wilt raadplegen.

Stap 12. Actualiseer je analyse
Een belangenmatrix is nooit af. Loop hem regelmatig na: nieuwe issues, gewijzigde standpunten, nieuwe stakeholders en aangepaste prioriteiten. Wil je een duidelijke momentopname bewaren, maak dan een tweede analyse onder hetzelfde project.