Hoe gebruik je de taken module?

Je kunt de takenmodule gebruiken voor de volgende acties:

Nieuwe taken aanmaken met een onderwerp, deadline, prioriteit, status en omschrijving.
Een taak koppelen aan een project (verplicht), een gesprek en/of een stakeholder (optioneel).
Een taak toewijzen aan een projectlid.
Een controlelijst (checklist) toevoegen met afzonderlijk af te vinken stappen.
De status van een taak bijwerken: Open, In behandeling of Voltooid.
Taken filteren op status, tijdsperiode of eigenaarschap via de filterknoppen bovenaan de tabel.
De kolommen in de takentabel naar wens aan- en uitzetten.
Taken verwijderen (ze worden naar de prullenbak verplaatst en kunnen worden hersteld).
Verwijderde taken terugzetten via de herstelmodule.
Taken aanmaken vanuit een stakeholder-profiel, waarbij de stakeholder automatisch wordt gekoppeld.

De takenmodule gebruik je als volgt;

Stap 1. Navigeer naar Taken

Klik in het linkermenu op Taken. Je ziet een overzichtstabel met alle taken die binnen jouw toegang vallen.

Stap 2. Maak een nieuwe taak aan

Klik op de knop Nieuwe taak rechtsboven. Een dialoogvenster opent zich. Vul de volgende velden in:

Taakonderwerp (verplicht) — de korte naam van de taak.
Project (verplicht) — selecteer het project waaraan de taak toebehoort. De beschikbare tickets, gebruikers en prioriteiten worden daarna automatisch geladen op basis van het gekozen project. Als je slechts toegang hebt tot één project, wordt dit project vooraf ingevuld.
Gesprek (optioneel) — koppel de taak aan een bestaand gesprek (ticket) binnen het gekozen project.
Stakeholder (optioneel) — koppel de taak aan een stakeholder. Als je de taak aanmaakt vanuit een stakeholder-profiel, wordt deze koppeling automatisch ingevuld.
Deadline (verplicht) — kies een datum in de toekomst. Je kunt ook een eindtijd instellen door op Ook een eindtijd instellen te klikken.
Prioriteit (optioneel) — kies een prioriteit die is ingesteld voor het project. Als er nog geen prioriteiten zijn, zie je een link naar de projectinstellingen.
Toewijzen aan (verplicht) — selecteer een projectlid. Je kunt zoeken op naam.
Controlelijst (optioneel) — voeg stap-voor-stap checklist-items toe. Typ een item in het tekstveld en klik op het plusje om het toe te voegen. Je kunt meerdere items toevoegen.
Aantekeningen / Omschrijving (optioneel) — voeg een uitgebreide omschrijving toe via de tekstverwerker. Je kunt hier opmaak gebruiken.

Klik op Opslaan om de taak aan te maken. De status staat bij aanmaken altijd op Open.

Stap 3. Filter en zoek taken

Gebruik de filterknoppen boven de tabel om snel de juiste taken te zien. De beschikbare filters zijn:

Aan mij toegewezen — toont alleen taken die aan jou zijn toegewezen.
Openstaand — toont taken met status Open.
Gesloten — toont taken met status Voltooid (Closed).
Te laat — toont taken waarvan de deadline verstreken is.
Vandaag — toont taken met deadline vandaag.
Deze week — toont taken met deadline deze week.
Door jou aangemaakt — toont taken die jij hebt aangemaakt.

Klik een actieve filter opnieuw aan om hem uit te zetten en terug te keren naar het volledige overzicht.

Stap 4. Bekijk en bewerk een taak

Klik op een rij in de tabel om de taak te openen in een dialoogvenster. Hier kun je:

De titel bewerken via het potlood-icoon naast de titel.
De deadline aanpassen via het potlood-icoon naast de datum.
De status wijzigen via het uitklapmenu.
De toegewezen gebruiker wijzigen.
De prioriteit wijzigen.
Een stakeholder koppelen of wijzigen.
De omschrijving aanpassen (klik op de tekst om de editor te openen).
Checklist-items toevoegen, bewerken, afvinken of verwijderen.
Naar het gekoppelde gesprek navigeren via de link Gekoppeld gesprek openen.
Naar het stakeholder-profiel navigeren via de stakeholder-chip.

Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.

Stap 5. Sluit een taak snel af via de checkbox

In de tabel staat links naast elke taak een checkbox. Als je de checkbox aanvinkt, wordt de status van de taak direct op Voltooid gezet. Let op: de checkbox van een al voltooide taak is uitgeschakeld — open de taak en verander de status handmatig om hem te heropenen.

Stap 6. Verwijder een taak

Klik in de kolom Acties op het drie-puntjes-menu en kies Verwijderen. Bevestig de actie in het bevestigingsdialoog. Je kunt een verwijderde taak later terugzetten via de herstelmodule (Prullenbak).

Stap 7. Kolommen aanpassen

Gebruik de instellingen-knop boven de tabel om te kiezen welke kolommen zichtbaar zijn. Beschikbare kolommen: Onderwerp, Project, Datum, Eigenaar, Toegewezen aan, Prioriteit en Status.