FAQ inbox

Wat is het verschil tussen een gesprek en een bericht?

Een gesprek (ticket) is de container die alle communicatie met een stakeholder bundelt. Berichten zijn de individuele e-mails, chatberichten, notities en taken binnen dat gesprek. Een gesprek kan meerdere berichten van verschillende typen bevatten.

Wat is het verschil tussen reageren via e-mail en via chat?

Een e-mail wordt als los bericht verstuurd naar het e-mailadres van de stakeholder. Je stelt een onderwerp in en de projecthandtekening wordt automatisch toegevoegd. Een chatbericht wordt verstuurd via de app en is direct zichtbaar voor de stakeholder zonder onderwerpregel of handtekening. Het chat-tabblad is alleen beschikbaar als er eerder chatberichten in het gesprek zijn ontvangen.

Kan ik ook direct een chatbericht sturen naar de stakeholder?

Nee, je kunt niet zelf een chatgesprek starten. Het chat-tabblad verschijnt pas wanneer de stakeholder eerder een chatbericht heeft gestuurd via de app. Vanaf dat moment kun je binnen dat gesprek wel chatberichten terugsturen.

Kan ik een gesprek naar een ander project verplaatsen?

Ja, via het actiemenu kun je 'Verplaats naar project' kiezen. Dit is echter niet mogelijk als het gesprek chatberichten of taken bevat. Na het verplaatsen wordt het gesprek gekoppeld aan het nieuwe project.

Hoe voeg ik een gesprek samen met een ander gesprek?

Open het gesprek en kies 'Samenvoegen' in het actiemenu. Je ziet een lijst van andere gesprekken van dezelfde stakeholder. Selecteer het gesprek waarin je wilt samenvoegen en klik op 'Samenvoegen'. Alle berichten worden dan gecombineerd in het gekozen gesprek.

Kan ik een verwijderd gesprek herstellen?

Ja, verwijderde gesprekken worden niet definitief verwijderd. Je kunt ze terugvinden en herstellen via het menu-item 'Herstellen' in het linkermenu.

Waarom kan ik geen nieuw gesprek starten?

Om een nieuw gesprek te starten moet er minimaal een project zijn met een geverifieerd e-mailadres. Als je de rol 'Kan bekijken' (CanView) hebt voor alle projecten, kun je ook geen nieuw gesprek starten. Neem in dat geval contact op met de projectbeheerder.

Wat doet het automatisch antwoordbericht?

Als je een automatisch antwoordbericht hebt ingesteld in de inbox-instellingen, ontvangt de stakeholder automatisch dit bericht telkens wanneer hij of zij een e-mail stuurt naar het project e-mailadres. Je kunt variabelen gebruiken zoals [stakeholder-name] en [project-name] om het bericht te personaliseren.

Wat is het verschil tussen 'Mijn gesprekken' en 'Alle gesprekken'?

'Mijn gesprekken' toont alleen de gesprekken die aan jou zijn toegewezen. 'Alle gesprekken' toont alle gesprekken van het geselecteerde project, ongeacht aan wie ze zijn toegewezen. Standaard staat de weergave op 'Alle gesprekken'.

Hoe herken ik ongelezen berichten?

Ongelezen berichten worden in de gesprekkenlijst vetgedrukt weergegeven. Daarnaast verschijnt er een blauw bolletje naast het gesprek. Zodra je het gesprek opent, wordt het bericht automatisch als gelezen gemarkeerd.

Kan ik het e-mailadres van een project wijzigen na verificatie?

Nee, zodra het e-mailadres is geverifieerd kan het niet meer worden gewijzigd. De verificatiedatum wordt getoond in de inbox-instellingen. Kies daarom zorgvuldig het e-mailadres voordat je het bevestigt.