Hoe gebruik je de brievenmodule?

Stap 1. Brievenmodule activeren voor een project

Voordat je een brief kunt aanmaken, moet de brievenmodule actief zijn voor minimaal één project. Ga naar de instellingen van het betreffende project en zet de schakelaar bij Brieven op Aan. Zolang geen enkel project de module heeft ingeschakeld, is de knop "Nieuwe brief" uitgeschakeld.

Stap 2. Een nieuwe brief aanmaken

Navigeer naar het hoofdmenu-item Brieven. Klik op de knop Nieuwe brief rechts bovenaan. In het dialoogvenster kies je eerst het project en geef je daarna een naam aan de brief. De naam mag maximaal 200 tekens bevatten en moet uniek zijn binnen de organisatie. Klik op Aanmaken om door te gaan naar de detailpagina van de nieuwe brief.

Let op: Je kunt alleen een brief aanmaken als je de rechten Owner of CanEdit hebt op het betreffende project. Gebruikers met de rol CanView kunnen geen brieven aanmaken.

Stap 3. Ontvangers selecteren

Op de detailpagina van de brief zie je vier stappen: Ontvangers, Inhoud, Afhandeling en Verzending. Klik op Selecteer naast Ontvangers.

Er opent een dialoogvenster met twee opties:

Selecteer uit bibliotheek — Kies stakeholders uit bestaande groepen, segmenten of eerdere brieven

Teken op kaart — Teken een of meer gebieden op de kaart; het systeem haalt adressen op via PDOK

Na de selectie worden alle gevonden adressen opgeslagen en worden niet-verifieerbare adressen gemarkeerd. Gebruik de knop Fouten oplossen om foutieve adressen handmatig te corrigeren via postcode en huisnummer. Afzonderlijke adressen kun je aan- of uitzetten met een vinkje.

Let op: Zolang er niet-geverifieerde adressen met een vinkje aanstaan, kun je de brief niet verzenden. Verhelp alle fouten of zet de betreffende adressen uit.

Stap 4. Inhoud uploaden

Klik op Uploaden naast Inhoud. Dit is pas beschikbaar nadat je minimaal één geldig adres hebt geselecteerd. Upload een PDF-bestand via het dialoogvenster of via drag-and-drop op de briefafbeelding. De beperkingen zijn:

Alleen het PDF-formaat is toegestaan

Het bestand mag maximaal 60 pagina's bevatten

Na het uploaden zie je een voorbeeldweergave van de eerste drie pagina's. Je kunt op de preview klikken om de volledige PDF te openen.

Stap 5. Afhandeling instellen

Klik op Instellen naast Afhandeling. Dit is pas beschikbaar als zowel ontvangers als inhoud zijn ingesteld. De pagina Instellen van verwerking opent met de volgende opties:

In kleur afdrukken — schakelaar aan of uit

Dubbelzijdig afdrukken — schakelaar aan of uit; bij C5-envelop zijn maximaal 9 pagina's (enkelzijdig) of 18 pagina's (dubbelzijdig) toegestaan; bij C4 maximaal 30 of 60 pagina's

Envelop bedrukken — kies "Zonder logo", "Projectlogo" of "Uploaden" (eigen logo, JPEG/PNG, maximaal 3 MB)

Envelopformaat — C4 of C5

Venster — links of rechts

Bezorging — kies de gewenste bezorgsnelheid

Het systeem toont een livepreview van de envelop. Klik op de enveloppreview om een vergrote versie te bekijken. Klik op Afhandeling opslaan om terug te keren naar de detailpagina.

Let op: De optie "Projectlogo" en "Uploaden" zijn niet beschikbaar bij C4-envelop als het aantal ontvangers kleiner is dan 250. Bij meer dan 250 ontvangers heb je ook de bezorgoptie Mailingronde beschikbaar.

Stap 6. Controleren en verzenden

Als alle drie de vorige stappen zijn afgerond, klik je op Printen en bezorgen bij Verzending. In de dialoog "Laatste controle" zie je een samenvatting van:

Aantal ontvangers en de bron (gebied, groep of segment)

Aantal pagina's en bestandsnaam

Envelopformaat en positie adresvenster

Bezorgmethode via Postbode.nu en PostNL

Totale kosten inclusief 21% BTW

Je kunt hier nog de bezorgmethode aanpassen. Vink het vakje "Ik ga akkoord met de voorwaarden" aan en klik op Printen en bezorgen. De brief wordt daarna ingediend en de status wordt bijgewerkt.