Flow wederkerig Past Performance formulier

Binnen projecten kunnen verschillende soorten formulieren worden gebruikt voor metingen. Een daarvan is het wederkerige Past Performance-formulier. Dit formuliertemplate wordt door ons klaargezet in de software tijdens jullie implementatie, en je hoeft hier verder niets aan te veranderen.

Er zijn verschillende soorten Past Performance-formulieren. Welke je in de software kunt zien, hangt af van wat er is afgesproken bij het inrichten van de software. In feite zijn er twee verschillende soorten metingen:

De nulmeting

De nulmeting is een formulier dat niet in alle gevallen wordt gebruikt. Je kunt hierin wel vooraf afspraken vastleggen in de tekstvakken. De nulmeting bespreek je in een startgesprek met de opdrachtnemer voorafgaand aan het project, zodat duidelijk is waarop beoordeeld zal worden. Het formulier bevat alle vragen van het Past Performance-beoordelingsformulier, maar er kunnen geen cijfers worden ingevuld.
Wanneer jullie organisatie geen gebruik maakt van de nulmeting, is het eerste formulier direct een beoordelingsformulier.

Het wederkerige formulier

Dit is het 'normale' beoordelingsformulier waarin je cijfers invoert. Dit formulier heeft dezelfde opmaak als de nulmeting, maar je kunt hier wel cijfers invullen. Voor alle beoordelingen die tijdens het project worden uitgevoerd, zal een wederkerig formulier worden aangemaakt. De opdrachtnemer ontvangt een e-mail zodra je een nieuw formulier klaarzet. Let op: de verantwoordelijkheid om het formulier in te vullen ligt bij de opdrachtnemer. Wordt het formulier niet ingevuld en wacht je hierop? Neem dan contact op met de opdrachtnemer om hen eraan te herinneren. Lukt het niet? Probeer er samen uit te komen of schakel de helpdesk in voor aanvullende informatie.

Status van het formulier

De statusbalk van een Past Performance-formulier bestaat uit twee kleuren: donkerblauw voor de opdrachtgever en lichtblauw voor de opdrachtnemer. De gekleurde balk laat zien in welke fase je zit.

In je project zie je de balk achter het formulier staan onder de 'status':

In het formulier ziet de balk er als volgt uit:

Dit betekenen de verschillende statussen in het formulier

• Verzonden: Dit betekent dat het formulier is aangemaakt en naar de opdrachtnemer is verzonden. Beide partijen kunnen nu beginnen met invullen.
• Open: Dit betekent dat het formulier nog ingevuld moet worden of dat het invullen nog bezig is. De beoordeling staat dus nog open.
• Vastgesteld: Dit betekent dat de eerste beoordeling is ingevuld en definitief is vastgesteld. Dit doe je door de knop 'vaststellen' rechtsboven in het formulier te gebruiken. Let op: na het vaststellen kunnen er geen aanpassingen meer worden gemaakt.
• In review: Dit betekent dat beide partijen hun beoordeling hebben ingevuld en dat je nu de beoordeling van de andere partij kunt inzien. Het is de bedoeling dat beide partijen samen de beoordelingen bespreken en eventuele verbeterpunten of afspraken vastleggen. Controleer de ingevulde beoordeling en geef aan of je akkoord gaat. Als je niet akkoord bent of als er iets aangepast moet worden, kun je de meting terugzetten door op de knop 'afkeuren' te klikken. De andere partij kan dan de meting aanpassen en opnieuw vaststellen. Als beide partijen akkoord zijn, kun je de beoordeling goedkeuren door op 'goedkeuren' te klikken.

• Afgerond: Wanneer beide partijen de beoordeling hebben goedgekeurd en de status op ‘afgerond’ staat, is het formulier definitief afgerond. Hierna kunnen er geen aanpassingen meer worden gedaan.

De opdrachtgever stelt het formulier vervolgens vast om te bevestigen dat het formulier en de cijfers zijn goedgekeurd. Daarna is het formulier gesloten en zijn alleen de cijfers nog in te zien.

Wanneer het formulier is afgerond, zullen de cijfers in het projectoverzicht verschijnen.