Een document vervangen
Nadat je je hebt ingeschreven op een groslijst bij een opdrachtgever en de benodigde documenten met betrekking tot de geschiktheidseisen hebt geüpload (meer informatie over het inschrijven op een groslijst vind je in het artikel: Aanmelden voor een groslijst), zal de opdrachtgever jouw aanmelding controleren.
Als een opgegeven referentie verlopen is of je nog iets anders moet aanpassen of aanvullen, krijg je hierover een notificatiebericht vanuit de software (lees ook over de correspondentiefunctie in het volgende artikel: Communiceren met opdrachtgevers binnen de software).
Volg onderstaande stappen om een document voor een groslijstinschrijving te vervangen:
1. Controleer het notificatiebericht. In het notificatiebericht (e-mail) staat in de footer van welke opdrachtgever het bericht afkomstig is of bij welke opdrachtgever er een document verlopen is.
2. Log in op je account. Heb je nog geen account voor de software? Volg dan eerst deze handleiding: Account aanmaken als opdrachtnemer
Kom je na het inloggen in het Qfact (voor Better Performance) gedeelte van de software? Klik dan eerst op de knop 'Naar groslijsten EMVI'. Zie onderstaande afbeelding.
3. Ga naar het 'Groslijsten' of 'EMVI' gedeelte van de software. Je komt automatisch op de pagina 'Aanmeldingen' terecht. Hier zie je direct bovenaan alle documenten die (bijna) verlopen zijn. Klik hier op de knop 'Document bijwerken' of klik op de balk bij de desbetreffende opdrachtgever waarbij je een document moet vervangen.
4. Vervang de desbetreffende documenten. Let erop dat je op de knop 'Document vervangen' klikt en hier de nieuwe documenten upload. Druk niet op 'Nieuw document toevoegen', omdat het oude verlopen document dan blijft bestaan. Zodra je de nieuwe documenten hebt klaargezet, klik je op de knop 'Uploaden' om de documenten op te slaan. Zie ook onderstaande afbeelding.
Wist je dat... je voor ieder geüpload document twee notificaties ontvangt? Eén notificatie twee maanden voor het verstrijken van de vervaldatum met een herinnering om binnenkort een nieuw document te uploaden, en een notificatie zodra het document verlopen is, waarin staat dat je aanmelding op de groslijst mogelijk niet meer voldoet en je dus mogelijk niet meer wordt meegenomen bij een volgende selectie bij de opdrachtgever.
Tot op heden moet je het vervangen van de documenten per opdrachtgever aanpassen, ook de algemene geschiktheidseisen, terwijl bij verschillende opdrachtgevers soms dezelfde documenten worden gevraagd. Wij zijn ons bewust van de mogelijke administratieve lasten en willen dit in de toekomst graag verbeteren. Op welke termijn dit eventueel verandert, kunnen wij helaas nog niet zeggen.