In beginsel zijn er drie rollen in de Qfact Better Performance software. Dit zijn de zogeheten standaard of default rollen: Gebruiker, Beheerder en CROW Beheerder. Het is belangrijk op te merken dat CROW Beheerders alleen gebruikers van een opdrachtgeversorganisatie kunnen zijn. De default rollen kunnen niet verwijderd worden.
Het is binnen de 'Qfact' (voor Better Performance) omgeving echter mogelijk om zelf een rol aan te maken en deze zo in te stellen zoals je organisatie dat zelf wil. Alle gebruikers met de rol 'Beheerder' binnen de organisatie kunnen deze extra rollen aanmaken en configureren zoals de organisatie dat wenst.
Je kunt de nieuwe rol nu toewijzen aan bestaande collega's en kiezen bij het uitnodigen van nieuwe collega's.