Hoe gebruik je de inbox module?

Stap 1. Schakel de inbox in
Ga naar de projectinstellingen en zet de instelling 'Inbox' aan. Configureer vervolgens de inbox-instellingen (zie sectie 4).

Stap 2. Stel een project e-mailadres in
Ga in het projectmenu naar de inbox-instellingen. Voer de gewenste naam in voor het e-mailadres (het domein wordt automatisch toegevoegd). Klik op 'Bevestig' en verifieer het e-mailadres. Na verificatie kan het e-mailadres niet meer worden gewijzigd.

Stap 3. Stel de projecthandtekening in
Configureer de e-mailhandtekening die automatisch onderaan elke uitgaande e-mail wordt geplaatst. Je kunt variabelen gebruiken zoals [user-name], [user-email], [user-phone], [project-name], [project-website] en [project-logo].

Stap 4. Stel optioneel een automatisch antwoord in
In de inbox-instellingen kun je een automatisch antwoordbericht instellen. Dit bericht wordt automatisch verstuurd telkens wanneer een stakeholder een e-mail stuurt naar het project e-mailadres. Je kunt variabelen gebruiken zoals [stakeholder-name], [ticket-id] en [project-name].

Stap 5. Configureer labels en prioriteiten
Voeg labels toe om gesprekken te classificeren (bijvoorbeeld "melding", "klacht", "compliment"). Voeg prioriteiten toe voor taken (bijvoorbeeld "Hoog", "Middel", "Laag"). Elk label en elke prioriteit heeft een naam en een kleur.

Stap 6. Open de inbox
Navigeer in het linkermenu naar 'Inbox'. Je ziet een overzicht van alle gesprekken voor het geselecteerde project. Kies 'Mijn gesprekken' om alleen je eigen toegewezen gesprekken te zien, of 'Alle gesprekken' voor het volledige overzicht.

Stap 7. Behandel inkomende berichten
Klik op een gesprek om het te openen. Je ziet de volledige berichtgeschiedenis op een tijdlijn. Wijs het gesprek aan jezelf toe en reageer via het juiste kanaal (e-mail of chat). De status verandert automatisch naar 'In behandeling' zodra je een bericht verstuurt.

Stap 8. Sluit het gesprek af
Wanneer het gesprek is afgehandeld, sluit je het door de status op 'Gesloten' te zetten. Het gesprek blijft zichtbaar in de inbox en kan later worden heropend als dat nodig is.