Referentiebrief en projectdocumentatie
Wat is een referentiebrief?
De referentiebrief is een automatisch gegenereerd projectdocument dat je als opdrachtnemer kunt gebruiken als bewijs van eerder geleverd werk. De brief wordt opgebouwd op basis van de kenmerken die je in een project hebt ingevuld.
Waarvoor gebruik je de referentiebrief?
De referentiebrief is primair bedoeld voor commercieel gebruik:
- Als referentiedocument bij tenders en aanbestedingen.
- Als bewijslast bij EMVI-procedures.
- Als onderdeel van een plan van aanpak.
Daarnaast is de referentiebrief ook bruikbaar als intern projectdossier en voor archivering.
Hoe werkt de referentiebrief?
De referentiebrief staat altijd op de projecttijdlijn. Hij wordt automatisch opgebouwd zodra je kenmerken invult in je project. Je hoeft de brief niet handmatig samen te stellen.
Let op: Alleen kenmerken komen terug in de referentiebrief, nooit de resultaten van vragen uit formulieren. Kenmerken vul jij zelf in; vragen worden ingevuld door externe partijen. Dit waarborgt dat de referentiebrief altijd jouw eigen projectdata weerspiegelt.
RSX- en ZSX-documenten
Je kunt ook RSX- of ZSX-bestanden uploaden om kenmerken automatisch in te laten vullen.
Een RSX-document (.rsx) is het officiele uitwisselingsformaat voor civieltechnische bestekken in de GWW-sector, gebaseerd op de RAW-systematiek. Het bestand bevat onder andere besteksposten en hoeveelheden, materiaalkeuzes en uitvoeringsmethoden, en administratieve voorwaarden.
Door een RSX-bestand te uploaden, worden relevante projectkenmerken automatisch ingevuld in de referentiebrief. Dit bespaart handmatig invoerwerk en verkleint de kans op fouten.
Belangrijke aandachtspunten
- De referentiebrief is gebaseerd op de kenmerken op het moment van aanmaken. Wijzigingen in beheer werken niet automatisch door.
- Kenmerken die je zelf invult zijn intern, ze vormen de basis van de brief.
- Formulierresultaten (scores en feedback van externe invullers) zijn zichtbaar op de resultatenpagina en in de formulierenrapportage, maar niet in de referentiebrief zelf
- De referentiebrief wordt alleen klaargezet op de tijdlijn als je een project aanmaakt en het Prestatiedatabank product afneemt.